Gute Videokonferenzen brauchen Regeln!

Newsletter Oktober

trainingsvorbereitung.jpgDie flächendeckende Verbreitung von Breitbandnetzen macht die Zusammenarbeit via Web weltweit zum Kinderspiel – zumindest technisch. Wir können uns austauschen, ohne am selben Ort an einem Meeting teilnehmen zu müssen. In der Business-Kommunikation sind Videokonferenzsysteme noch immer stark im Kommen. Die Vorteile liegen auf der Hand, sie reduzieren Reise- und Hotelkosten. Doch die Onlinekommunikation fördert, so klagen vielfach Teilnehmer, Missverständnisse. Es bedarf deshalb einiger Regeln, damit Videokonferenzen erfolgreich verlaufen und messbare Ergebnisse hervorbringen. Zu den wichtigsten Voraussetzungen zählt eine Agenda, die für alle Teilnehmer verbindlich ist. Sie betrifft die Inhalte, die Ziele, den Zeitrahmen und die Teilnehmer. Die Agenda wird bereits vor dem Meeting festgelegt.
Bereits vor ihrer ersten Videokonferenz sollten sich die Teilnehmer mit den Funktionen des eingesetzten Konferenzsystems vertraut gemacht haben. Auch sollte schon vor dem Start ein Moderator festgelegt werden. Er erteilt das Rederecht – denn nicht der Lauteste sollte sich durchsetzen. Besonders bei Videokonferenzen gilt der Grundsatz: nur eine Person darf sprechen. Speziell transkontinentale Videokonferenzen kennen die Verzögerung der Übertragung. Das führt zu zeitversetzten Gesprächsverläufen – jemand muss dann festlegen, wer als nächstes an der Reihe ist. Bereits am Start eines virtuellen Meetings muss der Moderator erläutern, wie die Kommunikation während der Konferenz ablaufen soll, so dass die Teilnehmer die Regeln kennen. Dazu gehört die Regel, ob Wortmeldungen bereits während einzelner Kurzbeiträge möglich sind, oder erst im Anschluss gewünscht sind.

Grundsätzlich sollten die Treffen pünktlich beginnen und kurz gehalten werden. Eine knappe, freundliche Eröffnung steht am Anfang. Der Moderator sollte dann alle Teilnehmer kurz vorstellen. Das ermöglicht in der Folge die direkte Ansprache und verbindet die Gruppe. Auch große Namensschilder leisten erfahrungsgemäß gute Dienste, wenn es um die direkte Ansprache geht. Studien zeigen übrigens, dass der Beginn eines Meetings den weiteren Ablauf Verlauf stark beeinflusst – die besten Ideen allerdings oft erst am Ende geboren werden.

Weil bekanntlich dabei nichts mehr stört als klingelnde Handys, sollten diese ausgeschaltet bleiben. Der Moderator sollte entspannt in die Kamera sprechen und eine ausladende Körpersprache vermeiden. Nach dem Meeting werden die Resultate kurz zusammengefasst, das Protokoll geht zeitnah an alle Teilnehmer. So lassen sich eventuelle Missverständnisse vermeiden. Allerdings zeigt eine wichtige Regel, dass die Häufung solcher Meetings die Motivation der Teilnehmer dramatisch senkt!


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